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Dietro le quinte del WeWorld Festival: come organizzare un evento a Milano!
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Festival musicali, festival scientifici, festival del cinema: come si organizza un festival tematico a Milano? Un evento che magari raggruppa molteplici discipline e ambiti di studio? La nostra agenzia di comunicazione l’ha fatto. Ecco com’è nata la decima edizione del WeWorld Festival, in programma il prossimo 23 e 24 novembre al Teatro Litta di Milano!
Poche cose impensieriscono il team di un’agenzia di comunicazione milanese come l’organizzazione di un grande evento. Gli aspetti da tenere sotto controllo sono tanti: trovare e allestire la location, coordinare la segreteria organizzativa, programmare la scaletta dei contenuti, individuare i relatori e gestirne l’arrivo e il soggiorno in città, identificare una strategia di promozione online e offline.
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Il Festival di WeWorld Onlus è un evento giovane, gratuito, aperto a tutti. Perché si tratta di un festival tematico? Perché è interamente dedicato a un concetto – i diritti delle donne – che ogni anno viene raccontato da personalità di spicco del campo dello sport, della medicina, della letteratura, del giornalismo, della televisione.
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Tra i grandi ospiti di quest’anno, lo scrittore Roberto Saviano, la storica Eva Cantarella, la pallavolista Francesca Piccinini, l’attrice Benedetta Porcaroli, la showgirl Alba Parietti e la star del fumetto Silvia Ziche.
A chi si rivolge il WeWorld Festival? Capire il proprio target è fondamentale, perché le persone vanno coinvolte e ispirate fin da subito, sia nella Rete che fuori!
È qui che entra in gioco l’ufficio stampa, il cui ruolo si si concretizza nel coinvolgimento dei mezzi di comunicazione più adatti per la promozione dell’evento: dalla televisione, alla radio, al web fino alla carta stampata (quotidiani, settimanali e mensili).
Un evento di spicco nel panorama nazionale come il Festival di WeWorld deve coinvolgere adeguatamente l’intero sistema dei media per far pervenire tutte le informazioni riguardanti il suo svolgimento.
Il principale obiettivo dell’ufficio stampa? È quello di trasformare l’evento in una notizia. Ed è proprio quello che fa la nostra agenzia!
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Nelle fasi precedenti alla manifestazione, dunque, l’agenzia di comunicazione lavora per far sapere che ci sarà l’evento. E poi? Una strategia social vincente serve a rafforzare ulteriormente l’obiettivo dell’evento: raggiungere ancora più persone, e quindi fare in modo che se ne parli ancora.
Qualunque siano i canali scelti, esistono alcuni passaggi indispensabili da curare con estrema attenzione: dalla redazione di un piano editoriale alla pianificazione delle modalità e delle tempistiche di interazione con il pubblico durante l’evento. La gestione dei social network non va sottovalutata, perché darà un grosso contributo al successo della manifestazione.
Insomma, organizzare un evento in una grande città come Milano rappresenta certo una grande sfida per un’agenzia di comunicazione. Che cosa serve per affrontarla al meglio? Esperienza e nervi saldi.
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